Departamento de Saúde de US$ 16 bilhões gerenciava suas finanças com uma única planilha do Excel

O órgão responsável pelo sistema público de saúde da Nova Zelândia utilizava uma única planilha do Excel como sua principal ferramenta para consolidar e gerenciar suas finanças. Como esperado, essa abordagem apresentou falhas significativas.

A agência em questão, Health New Zealand (HNZ), foi criada em 2022 para substituir 20 conselhos distritais de saúde, com o objetivo de reduzir custos e padronizar serviços. Com um orçamento anual de NZ$ 28 bilhões (US$ 16 bilhões), a organização prometeu cumprir os limites estabelecidos para o ano fiscal de 2023-24. No entanto, essa previsão estava errada, resultando em um estouro de orçamento e levando a uma auditoria financeira, cujo relatório revelou perda de controle sobre os fatores críticos das finanças e incapacidade de identificar e responder ao descompasso entre despesas e receitas.

O documento, elaborado pela Deloitte, apontou que a planilha do Excel era o principal arquivo de dados utilizado pela HNZ para consolidar informações financeiras, lançar registros contábeis e gerar relatórios essenciais. O relatório destacou cinco grandes problemas no uso dessa planilha:

1. Muitas informações financeiras eram "hard-coded", dificultando a rastreabilidade e a atualização automática.

2. Erros, como a liberação incorreta de provisões, só eram detectados nos períodos seguintes.

3. Alterações nos períodos anteriores e erros no relatório financeiro das unidades regionais não se refletiam automaticamente no consolidado.

4. A planilha permitia manipulações, pois não havia rastreamento eficiente de fontes quando as informações não vinham diretamente dos sistemas contábeis.

5. O sistema era altamente suscetível a erros humanos, como digitação equivocada ou omissão de números.

   
   

Além das falhas técnicas, a lentidão no processamento das informações também foi um problema grave. Segundo o relatório, o tempo necessário para consolidar os dados financeiros mensais variava de 12 a 15 dias, com mais cinco dias para análise.

Caos digital e falta de planejamento para a modernização

A investigação revelou que a situação da HNZ era ainda mais caótica no setor digital. O Ministro da Saúde da Nova Zelândia, Simeon Brown, afirmou que a organização opera aproximadamente 6.000 aplicações e 100 redes digitais, o que equivale a uma aplicação para cada 16 funcionários. Além disso, a equipe de liderança sênior da HNZ só recentemente começou a se reunir semanalmente de forma presencial, mesmo após dois anos e meio de operação, com a maioria dos membros vivendo em Auckland, mas trabalhando em prédios separados.

No entanto, não há um plano concreto para substituir o Excel ou resolver os problemas de governança digital da HNZ. O Ministro prometeu investigar a criação de uma entidade separada para infraestrutura de saúde, que gerenciaria os ativos físicos e digitais do setor. Entretanto, não há prazo para a conclusão desse estudo.

A experiência de outras organizações sugere que tentar implementar um sistema ERP para substituir uma estrutura caótica de aplicativos legados pode gerar anos de desafios e complicações. Assim, a HNZ pode acabar sentindo saudades dos dias problemáticos, mas mais simples, em que suas finanças eram geridas por uma única – e falha – planilha de Excel.

Via - TRM